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单位搬迁的流程事项你都知道哪些?
发布时间:2022-04-08

要说复杂程度,办公室搬迁流程远比居民搬家费事得多,不仅涉及的物品多、种类繁杂,牵涉到的部门人员也多,这些都对办公室搬迁公司提出了很高的要求。

一、办公室搬迁难点

01、牵扯各部门人员多,搬迁当天易导致场面混乱;

02、物品多、杂,且贵重,例如重要文件需要特别包装,以免丢失或弄混;

03、耗时且费力气,办公室搬迁往往涉及较多电器、桌椅、文件柜,以及办公用品,搬运过程既耗时又费力。

要想轻松完成Boss安排的任务,不妨跟着小丰瞧瞧,办公室搬迁究竟能有多省心!

二、行政或相关负责人该做什么?

01、确定新办公室地址

首先跟领导确定新地址,是否已经签订租赁合同,装修进展如何。若没有,则需立马安排新办公室装修公司的招标事宜,全程跟进装修的工作。

与装修公司确定装修方案后,盯紧装修现场的同时,也要着手置办办公室家具、设备、用品了。

若已经确定地址,且已经装修完毕,就可以马上安排搬家的详细工作喽。

02、成立搬迁小组

办公室搬迁小组的主要工作是:制定搬迁方案、划分人员分工、确定搬迁时间等。

例如行政部负责整个流程中的细节工作以及后勤保障工作,而各部门负责人,则需要配合统筹人员的工作,同时将信息传达到部门成员。

03、协商退租事宜

和办公场地的房东完成房屋交接工作,进行房租清算、押金退还,协商好退租时间。

除此之外,还需确定水电物业费用(水电费抄表数);明确新办公室里面的设施明细,如:空调、办公桌等设备有没有到位;房子所在物业的情况,如:停车位、电梯使用情况等,以及办理宽带转移等具体事宜。

04、确定搬家公司

综合对比多个搬家公司后,搬家小组共同选择由哪家公司负责。

建议找正规的办公室搬迁公司,与搬迁公司预约上门评估报价、核对搬迁清单、签订搬家合同,确定搬迁的具体时间等等。

05、发布搬迁通知

发布办公室搬迁通知,包括具体时间、地点及搬迁人员分工清单。

06、对办公室特殊物品进行处理

提前将贵重物品、文件放入到保险箱中;将冰箱的食物处理掉,并且清洗冰箱内部;对重要的电子文件做好备份等等。

07、和物业协商车辆进出入事宜

办公室搬迁前,一定要和物业协商车辆进出入时,车位、电梯的使用,防止搬家当天车辆受到保安拦截,耽误搬家时间。